طراحی پورتال (پرتال) سازمانی
پورتال سازمانی چیست؟
به طور کلی پورتال سازمانی یک سیستم داخلی غیرمتمرکز است که توسط سازمان‌ها، شرکت های بزرگ و متوسط به منظور برقراری ارتباط آسان و به موقع بین مدیریت، کارکنان و کاربران و مشتریان به کار گرفته می شود. پورتال های سازمانی برای مدیریت محتوا و توزیع محتوا نیز طراحی شده اند.همه سازمان‌ها و شرکت های بزرگ در کار خود از پورتال های سازمانی استفاده می کنند.
پورتال سازمانی دریچه‌ای است برای ارائه خدمات سازمان و ایجاد مدیریت چندگانه بر اطلاعات یکپارچه و در اختیار گذاشتن این اطلاعات با جمعیتی از پرسنل و کاربران در پراکندگی مکانی جغرافیایی مختلف. طراحی پورتال سازمانی یک راهکار برای ارائه بهتر خدمات سازمان ها می‌باشد.
ویژگی های یک پرتال (پورتال)
۱- قابلیت دسته بندی و طبقه بندی مطالب و محتوا
۲- مدیریت و تجمیع مطالب و محتوا
۳- دارای ابزارهایی جهت تولید و توسعه مطالب و محتوا
۴- قابلیت ارائه محتوا و مطالب روی انواع سامانه
۵- دارای امنیت مناسب
۶- پشتیبانی از زبان های مختلف
۷- سهولت دسترسی به اطلاعات
۸- امکان بروزرسانی آسان
۹- مدیریت از طریق کنترل پنل اختصاصی
۱۰- امکان سفارشی سازی و شخصی سازی
۱۱- امکان جستجو و نمایه بندی مطالب و محتوا
قابلیت ها و ویژگی های یک پرتال (پورتال) سازمانی
۱- امکان دریافت گزارش از نرم‌افزارهای گوناگون مانند نرم‌افزارهای حسابداری یا نرم‌افزارهای پرسنلی
۲- امکان برقراری ارتباطات درون سازمانی میان پرسنل و مدیران
۳- ارائه سیستم گردش کار
۴- ارائه سیستم مدیریت اسناد
۵-ارائه سیستم مدیریت دانش
۶- امکان رزرو امکانات سازمانی مانند اتاق کنفرانس، خودرو، کتاب، جلسات با سایر کارکنان
۷- امکان اطلاع‌رسانی و اخبار سازمانی به پرسنل سازمان
۸- ارائه مقالات و دانش‌نامه
۹- ارائه دستورالعمل‌های سازمانی
۱۰- ارائه ساختار سازمانی
۱۱- امکان برگزاری جلسات آنلاین
۱۲- امکان همکاری گروهی برای انجام وظایف
مزایای طراحی پرتال (پورتال) سازمانی
۱- آسان‌سازی دسترسی به اطلاعات
۲- افزایش امنیت فیزیکی اطلاعات
۳- کاهش بوروکراسی اداری و تسهیل ارتباطات سازمانی
۴- بهبود اجرای فرآیندهای سازمانی
۵- افزایش قابلیت ارزیابی عملکرد
۶- ارائه خدمات به صورت تمام وقت
۷- صرفه جویی غیر قابل تصور در هزینه های جاری سازمان
۸- افزایش سطح رضایتمندی مراجعین و پرسنل
۹- افزایش بهره وری پرسنل سازمان
۱۰ – دسترسی به خدمات از هر مکان و در هر زمان
پورتال سازمانی برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟
شرکت‌های بزرگ برای جذب و اشتراک گذاری منابع اطلاعاتی با پرسنل، مدیران، مشتریان، تامین‌کنندگان، واسطه‌ها، سهامداران و دیگر واحدهای وابسطه به شرکت نیاز دارند از پورتال PORTAL استفاده کنند. برای هر کاربر با توجه به ماهیت فعالیتش در پورتال سطوح مختلف دسترسی تعریف می‌شود و بدین شکل مدیریت دسترسی به سادگی امکان‌پذیر است.
بدین شکل از طریق طراحی پورتال سازمانی می‌توانید دسترسی به اطلاعات را سرعت ببخشید. امنیت داده را بالا برده و بروکراسی را در سازمان خود کاهش دهید. ارتباطات بخش‌های مختلف سازمان را گسترش دهید و در نهایت با ارزیابی فرآیندهای انجام شده در هر بخش می‌توانید شاهد بهبود عملکرد و کارآیی سازمان باشید و اثر بخشی سازمان را بالا ببرید.
اثر بخشی زمانی مشخص می‌شود که نتیجه ارزیابی به شما اعلام می‌کند که زمان و هزینه ای که صرف کرده‌اید در نهایت ضعف های سازمان را جبران کرده است.
